Chez Top Club, nous accordons une grande importance à votre vie privée, également lorsque vous participez ou collaborez à un événement ou à une activation de marque que nous organisons. C’est pourquoi nous fait de notre mieux pour vous expliquer, dans un langage clair et simple, quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons, à quelles fins nous les utilisons et quels sont vos droits à cet égard dans la présente politique de confidentialité.  

1.    À PROPOS DE TOP CLUB

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».

2.    À QUOI S’APPLIQUE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ?

Cette politique de confidentialité s’applique lorsque vous participez ou collaborez à un événement ou à une activation de marque que nous organisons et auquel/à laquelle vous vous inscrivez en tant que participant professionnel ou récréatif.

Pour tout autre traitement de données à caractère personnel, par exemple lorsque vous postulez un emploi chez nous ou lorsque vous contactez Top Club en tant que partenaire professionnel, la politique de confidentialité applicable sera toujours clairement indiquée.

Avec ses activités, y compris l’organisation d’événements, Top Club espère encourager les participants à adopter un mode de vie sain et actif. Les événements organisés par Top Club comportent souvent un  « élément compétitif » qui constitue également un attrait pour les nombreux participants.

Top Club détermine quelles données à caractère personnel sont nécessaires, utiles et importantes pour la réalisation efficace et sûre de ses activités et pour une expérience optimale de ses participants. Dans cette optique, nous traitons certaines données de manière uniforme lors de l’inscription et de la gestion de l’événement.

Nous pouvons modifier notre politique de confidentialité de temps en temps. Faites en sorte de consulter la version la plus récente de notre politique chaque fois que vous visitez notre site web. 

Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

3.    QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS?

Lorsque vous participez à l’un de nos événements, nous traitons les données à caractère personnel suivantes:

• Données d’identification et coordonnées: Nous traitons les données d’identification et coordonnées (par exemple le nom, le prénom, le nom d’équipe le cas échéant, adresse, les numéros de téléphone (mobile), l’adresse e-mail) de vous-même et de votre entourage (votre entraîneur, votre agent, votre assistant personnel) que nous collectons lorsque vous vous inscrivez pour participer à un événement ou à une activation de marque organisée par Top Club.
• Caractéristiques personnelles: Nous traitons vos caractéristiques personnelles lorsque vous vous inscrivez à un événement particulier. Les données que nous traitons comprennent notamment la nationalité, la date de naissance, le sexe, des photos et des vidéos ainsi que d’autres enregistrements audiovisuels pour une expérience optimale.
• Données d’identification délivrées par les administrations publiques et données de voyage: Pour certains événements, nous aidons à coordonner votre voyage et votre hébergement. Les données que nous traitons à cette fin peuvent inclure les numéros de passeport, mais aussi, par exemple, le lieu de votre séjour.
• Données relatives à l’inscription: Lorsque vous vous inscrivez à un événement, nous traitons les données du ticket d’entrée, les conditions et les données de la facture pour l’achat du ticket.
• Images des caméras: Dans le cadre de la sécurité et de l’enregistrement du temps, nous traitons parfois des images de vous prises par des caméras, conformément à la législation applicable aux caméras.
• Performances en direct et autres données: Nous utilisons parfois des applications pour créer la meilleure expérience événementielle pour les participants et les spectateurs, où vos fans peuvent suivre vos performances en direct, consulter les classements en direct, trouver les informations importantes et les dernières mises à jour sur l’événement et bien plus encore.
• Données sportives: Nous traitons les données nécessaires pour vous sélectionner en vue de votre participation à un événement particulier. Il peut s’agir de votre discipline sportive, de votre section dans celle-ci, de votre place dans les classements locaux, nationaux et/ou internationaux dans cette discipline, de votre expérience antérieure dans le sport et de vos performances passées. Lors d’événements, nous conservons également les données concernant vos performances sportives, en particulier votre temps de course, votre temps intermédiaire, votre hauteur/distance sautée ou tout autre indicateur de performance, en plus de l’heure et du lieu de votre compétition.
• Localisation: Dans le cadre d’un contrôle de dopage légal ou réglementaire, nous pouvons être amenés à divulguer vos données d’identification telles que votre nom et vos coordonnées. Pour cette raison, nous traitons votre le lieu de votre séjour, mais uniquement pendant la durée de l’événement.
• Autres données que vous communiquez vous-même: Nous traitons les informations que nous obtenons lorsque vous posez une question par e-mail ou que vous nous contactez (par exemple par téléphone, via notre chat et/ou nos réseaux sociaux). Nous traitons également les informations que nous obtenons par le biais d’études de marché (enquêtes/questionnaires) que nous effectuons et auxquelles vous participez de votre plein gré.

4.    POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel afin de garantir que votre participation à tout événement ou toute activation de marque se déroule bien et en toute sécurité. Nous veillons à ce qu’une base juridique appropriée soit toujours prévue. Par conséquent, nous traitons vos données à caractère personnel lorsque c’est nécessaire:

• Dans le cadre de la préparation, de l’exécution ou de la résiliation de notre contrat avec vous (par exemple le contrat de participation);
• Pour respecter les dispositions légales et/ou réglementaires qui s’appliquent à nous (par exemple la législation anti-discrimination, la communication d’informations aux autorités dans le cadre d’une enquête judiciaire, etc.);
• Pour la représentation de nos intérêts légitimes, auquel cas nous nous efforçons toujours de trouver un équilibre entre ces intérêts et le respect de votre vie privée.

Si le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas nécessaire à l’une de ces fins, nous vous demandons votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel.

Concrètement, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes:

• Pour l’organisation de l’événement: Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour organiser des événements. Il peut s’agir, par exemple, d’établir le schéma horaire de votre participation (le cas échéant, avec votre équipe), de la position de départ d’une compétition, de l’endroit où vous devez vous trouver à ce moment-là, etc.
• Pour l’exécution de notre contrat avec vous, notamment pour:
  • Pour la sélection des participants: Nous pouvons utiliser vos données d’identification et vos performances sportives et/ou celles de votre équipe pour évaluer votre aptitude à participer à certains événements;
  • Pour l’invitation et/ou l’inscription: Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous contacter en vue d’une éventuelle participation à nos événements. Pour tous les événements, nous utilisons les données à caractère personnel que vous fournissez lors de l’inscription pour assurer le bon déroulement et la sécurité de votre participation;
  • Pour la sécurité de l’événement: Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel concernant votre ticket d’entrée et aux entrées autorisées par le ticket, ainsi que les images des caméras éventuellement disponibles, dans le but de sécuriser nos événements;
  • Pour l’hébergement: Parfois, nous utiliserons vos données à caractère personnel pour coordonner votre voyage et votre hébergement. Il peut également s’agir, par exemple, des données figurant sur votre passeport, votre visa et votre titre de transport, ou d’autres données à caractère personnel permettant de régler votre voyage. Cela concerne également, par exemple, vos données pour la réservation de votre hôtel;
  • Pour les services lors de l’événement: Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour vous fournir nos services lors d’événements, notamment en vous indiquant le lieu et l’heure appropriés et pour vous proposer des services supplémentaires.
• Pour l’enregistrement des résultats: Nous pouvons enregistrer les résultats que vous avez obtenus (le cas échéant, avec votre équipe) lors d’une compétition pour établir le
• Pour la publication des résultats:
  • L’établissement d’un classement des participants est inhérent à une compétition telle que l’événement auquel vous participez. Le classement fait donc partie du contrat concernant la participation à l’événement. Les résultats sont publiés sur le site web de l’événement (si nous avons un site web spécifique à l’événement), ainsi que sur le site web de Chronorace chronorace.be, et/ou sur d’autres sites web ou dans d’autres médias de Top Club.
  • Les professionnels, les semi-professionnels et les personnes qui ont remporté un prix ou une médaille lors de l’événement n’ont pas le droit d’être retirés de la liste des résultats, car la publication de leurs résultats est importante pour le droit à la liberté d’expression de la société au sens large. Les autres participants peuvent demander l’effacement de leur numéro de participant, de leur nom et de leur prénom, ainsi que de leur âge, afin que leur identification ne soit plus possible par la suite. Cette demande peut être adressée à info@cyclingclassics.fr en indiquant leur nom, prénom et le nom de l’événement. Une preuve d’identité peut être demandée. Votre demande sera alors traitée dans les plus brefs délais.
• Pour la publication, la promotion et la couverture de photographies et de matériel audiovisuel représentant votre portrait lorsque vous participez à notre événement:
  • Un événement se déroule toujours dans un lieu accessible au public. En participant à l’événement, vous acceptez que des photos et d’autres enregistrements audiovisuels de l’événement soient réalisés, sur lesquels vous êtes visible, et que ceux-ci puissent s’articuler autour de votre personne en tant que figure centrale.
  • En participant à l’événement, vous confirmez que vous consentez à l’utilisation de ces photos et de ces enregistrements audiovisuels – c’est-à-dire des images atmosphériques ainsi que des images où vous êtes représenté en tant que figure centrale – pour le reportage, la promotion et l’ambiance de nos événements et des éditions suivantes, et plus particulièrement que vous consentez à l’utilisation de ces photos dans des brochures, sur des affiches et le matériel de marketing général et dans les médias d’information et/ou sur les réseaux sociaux et/ou le site web de l’événement et de Chronorace chronorace.be.
  • Les photos et les enregistrements audiovisuels qui concernent des images atmosphériques et eoù vous n’êtes pas représenté en tant que figure centrale peuvent être partagés avec nos sponsors et partenaires afin de leur permettre de promouvoir leur partenariat pour l’événement sur leurs propres canaux.  
  • Les photos et les enregistrements audiovisuels qui ne concernent pas des images atmosphériques et qui s’articulent de votre personne en tant que figure centrale ne seront en principe pas transmis aux partenaires ou aux sponsors, sauf si vous y avez consenti.
  • Si vous avez des objections concernant l’utilisation d’une photo ou d’une vidéo particulière, vous pouvez envoyer un e-mail à info@cyclingclassics.fr en indiquant votre nom, votre prénom, le nom de l’événement la photo ou la vidéo concernée. Une preuve d’identité peut être demandée. Votre demande sera alors traitée dans les plus brefs délais.
  • Pendant l’événement, des prestataires de services photographiques externes peuvent collecter du matériel photo et vidéo sur lequel vous pouvez être personnellement identifié, éventuellement avec votre numéro de participation (par exemple le numéro de départ), afin que vous puissiez commander des enregistrements audiovisuels personnalisés sur le site web des prestataires de services photographiques après l’événement.
• Pour des performances en direct: Nous pouvons utiliser des applications pour créer la meilleure expérience événementielle pour vous et vos fans, permettre de suivre vos performances en direct, consulter les classements en direct, trouver les informations importantes et les dernières mises à jour sur l’événement et bien plus encore.
• Pour vous offrir un contenu personnalisé: Pour créer un profil de contenu personnalisé, nous pouvons collecter des informations vous concernant, y compris vos activités, vos intérêts, vos visites de sites web ou d’applications, des informations démographiques ou votre localisation en tant qu’utilisateur d’une application, afin de créer ou de modifier un profil d’utilisateur pour personnaliser le contenu. Nous pouvons combiner ces informations avec d’autres informations collectées précédemment, y compris à partir de sites web et d’applications.
• Pour les annonces ciblées sur d’autres plateformes en ligne: Vos données peuvent être partagées sous forme pseudonymisée avec des entreprises de marketing en ligne telles que Google et Facebook. Si vous êtes connu de ces entreprises et si vos paramètres publicitaires sur leurs plateformes le permettent, nous pouvons vous montrer des publicités ciblées via leurs canaux.
• Pour des études et des analyses de marché afin d’améliorer et personnaliser nos événements: Nous pouvons utiliser des informations générales d’utilisation pour voir où nous pouvons améliorer nos événements. Nous le faisons notamment sur la base de vos commentaires sur nos services, des données que nous obtenons lors de nos contacts avec vous, de vos questions, ou par l’utilisation de cookies pour lesquels vous donnez votre consentement. Parfois, nous vous invitons également à participer volontairement à certaines enquêtes/questionnaires afin que nous puissions évaluer et améliorer nos événements.
• Pour des études de suivi, tests et des statistiques: Nous pouvons conserver des données anonymes et agrégées afin d’établir des rapports internes et externes sur l’utilisation de nos services.
• Pour la conformité aux législations et règlementations: Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour nous conformer aux législations et règlementations auxquelles nous sommes soumis et pour effectuer des audits et des contrôles. Nous pouvons être tenus par la loi de divulguer des données à caractère personnel dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire ou lorsque certaines institutions publiques (par exemple les autorités judiciaires) l’exigent. Nous pouvons divulguer ces informations à votre insu, sans votre consentement et même sans avoir à vous en informer, pour nous conformer aux législations et règlementations.
• Pour le marketing direct de nos services par e-mail: Nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous communiquer des nouvelles, des promotions/actions futures qui pourraient vous intéresser ou pour vous proposer de nouveaux produits et services de Top Club. Nous pouvons également utiliser les données dont nous disposons pour vous envoyer un marketing personnalisé correspondant à vos intérêts. Nous tenons toujours compte de vos préférences personnelles. Vous pouvez indiquer vos préférences sur votre page de profil. Vous pouvez également toujours vous désabonner des e-mails en bas de chaque e-mail que vous recevez.
• Pour prévenir et/ou détecter les abus ou les fraudes: Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour prévenir, détecter et enquêter sur des pratiques illégales ou suspectées d’être illégales, telles que la fraude (par exemple avec les méthodes de paiement), les violations de nos droits de propriété intellectuelle ou d’autres droits, ainsi que pour faire respecter nos droits légaux, entre autres.
• Pour litiges: En cas de litige entre nous concernant notre accord, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour sauvegarder nos droits.

5.    PENDANT COMBIEN DE TEMPS TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL?

Nous ne conservons jamais vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Si nous n’avons plus besoin d’utiliser vos données à caractère personnel et qu’il n’est pas nécessaire de les conserver pour respecter des obligations légales ou réglementaires, nous supprimons les données à caractère personnel de nos systèmes ou les rendons anonymes.

Concrètement, nous conservons vos données à caractère personnel pendant la période suivante:

• Nous conservons les données relatives aux listes d’e-mail jusqu’à 5 ans maximum après l’événement qui en est à l’origine (si cela suit l’enregistrement à un événement) ou immédiatement lorsque vous vous désinscrivez (par exemple, si vous vous êtes abonné vous-même à une lettre d’information);
• Nous conservons les données relatives à votre réservation, à votre achat ou à tout autre contrat pendant un maximum de dix ans après la fin du contrat;
• Nous conservons les factures et les données de facturation dans tous les cas pendant 10 ans après le 1^er janvier suivant la date de la facture correspondante;
• Nous conservons les éventuelles images des caméras ou d’autres données relatives à la sécurité d’un événement pendant le délai légal (actuellement un mois après l’enregistrement, sauf si les images peuvent contribuer à prouver un crime, un dommage ou une nuisance, ou à identifier un auteur de crime, un perturbateur de l’ordre public, un témoin ou une victime);
• Dans le but d’archiver les résultats sportifs et d’établir des statistiques, nous nous réservons le droit de conserver ces données pendant une durée indéterminée, sauf si vous vous y opposez.

6.    AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL?

Nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec des tiers à des fins commerciales. Dans certains cas, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec nos fournisseurs, sous-traitants et autres prestataires de services ou autorités. Ces derniers traitent vos données à caractère personnel uniquement conformément aux objectifs énoncés dans la présente politique de confidentialité. Le cas échéant, nous vous demandons votre consentement pour partager des données à caractère personnel.

Concrètement, nous partageons vos données à caractère personnel avec les parties suivantes:

• Prestataires de services: Nous pouvons faire appel à des prestataires de services externes et des fournisseurs pour prester nos services ou nous aider à le faire. Il peut s’agir, par exemple, de services de marketing, de communication, d’infrastructure et de services informatiques pour optimiser nos services, traiter les transactions par carte de crédit et limiter la fraude dans les transactions par carte de crédit ou d’autres méthodes de paiement, de services d’hébergement et d’infrastructure, de services de fournisseurs de photos et de vidéos qui collectent du matériel photo et vidéo afin que vous puissiez commander des images personnalisées après l’événement, effectuer des recouvrements, analyser des données et traiter et gérer les commentaires des utilisateurs, etc. Parfois, ces fournisseurs peuvent accéder à vos données à caractère personnel. Ces données à caractère personnel ne peuvent être utilisées que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs services ou au respect des législations applicables. Nous leur imposons également de prendre des mesures supplémentaires pour garantir un niveau approprié de protection des données.
• Les autorités: Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des autorités pour i) nous conformer à la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative ou de demandes émanant d’autorités judiciaires ou administratives, ou pour ii) détecter, prévenir ou traiter de toute autre manière les fraudes ou les problèmes techniques de sécurité, ou pour iii) sauvegarder les droits du Groupe Top Club.
• Transferts d’entreprise: Nous nous réservons le droit de transférer vos données à caractère personnel dans le cadre de négociations et de mesures exécutoires en lien avec une collaboration ou une transaction de droit des sociétés (acquisition, fusion, vente d’actions ou d’actifs, coentreprise, etc.) par Top Club. Ce transfert se fait sur la base de notre intérêt légitime à i) permettre aux entités juridiques envisageant une telle opération de prendre connaissance de leurs données à caractère personnel respectives et à ii) rendre la fusion ou l’acquisition et à la condition que l’autre partie accepte de traiter vos données à caractère personnel conformément à la présente politique de confidentialité.
• Partenaires commerciaux: Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les partenaires commerciaux avec lesquels l’événement en question a été organisé ou qui fournissent les biens et les services que vous avez achetés (par exemple des marchandises ou des articles dans nos boutiques en ligne) afin qu’ils puissent traiter et exécuter vos commandes.
• Partenaires événementiels: Lors d’événements, nous pouvons partager des données à caractère personnel avec nos coorganisateurs ou partenaires événementiels qui organisent ou fournissent des services spécifiques lors d’un événement (par exemple packages VIP & hospitality …).
• Applications événementielles: Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des fournisseurs d’applications pour créer la meilleure expérience événementielle pour vous et vos fans, permettre de suivre vos performances en direct, consulter les classements en direct, trouver les informations importantes et les dernières mises à jour sur l’événement et bien plus encore.
• Plateformes de classement: Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les fournisseurs de plateformes qui publient les résultats des compétitions sur leur page (comme Chronorace et Abbott World Marathon Majors).
• Services d’urgence: Le cas échéant, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les différents services d’urgence opérant pendant l’événement afin de fournir les premiers soins ou d’autres soins en cas de problèmes de santé.

Seule une partie spécifique de notre équipe de confiance a accès aux informations que vous nous communiquez. Nous avons pris toutes les précautions légales et techniques pour empêcher l’accès et l’utilisation non autorisés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant à ces fournisseurs et prestataires de services des obligations contractuelles similaires à celles de la présente politique de confidentialité.

7.    SÉCURITÉ

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».

8.    TRANSFERT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN DEHORS DE L’EEE

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».

9.    QUELS SONT VOS DROITS?

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».

10.         COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS?

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».

11.         CHOIX DE LA LÉGISLATION ET DE LA JURIDICTION

Voir « Privacy statement Top Club – Site du web de l’association ».